Conservazione registri contabili entro il 29 febbraio

Entro il 29 febbraio deve essere portata a termine la procedura di conservazione dei registri contabili relativi al 2022 per i "soggetti solari" (IVA, giornale, mastri, ecc.). 

Infatti, ai sensi dell'art. 7, comma 4-quater, del D.L. n. 357/94 “In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.

I registri contabili in formato elettronico non devono essere stampati fino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo esplicita richiesta in sede di accesso, ispezione o verifica, ed entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione nel rispetto delle norme relative alla conservazione digitale dei documenti.

Infatti, il riferimento al 3° mese dalla presentazione della dichiarazione dei redditi è contenuto anche all'art. 3, comma 3 , del D.M. 17 giugno 2014 per la conservazione elettronica dei documenti informatici.

L’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 16 del 28 marzo 2022, si era soffermata sulla tenuta e conservazione delle scritture contabili in forma meccanizzata alla luce della procedura semplificata introdotta dall’art. 12-octies del D.L. n. 34/2019.

In base al documento di prassi citato, tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità (si vedano, in questo senso, anche gli articoli 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 e 22 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600) – qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

• ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo  mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro tale momento (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del citato D.M. 17 giugno 2014 – e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso decreto ministeriale rinvia – laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario. 

Posto il richiamo al D.M. 17 giugno 2014 , caratteristiche essenziali dei documenti così conservati devono essere l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e leggibilità. Il sistema utilizzato deve rispettare le norme del codice civile e dell’amministrazione digitale e consentire specifiche funzioni di ricerca.

La procedura può considerarsi conclusa soltanto dopo l’apposizione di un riferimento temporale a opera di terzi sul pacchetto di archiviazione.

Detto ciò con il D.L. n. 73/2022 , c.d. decreto semplificazioni è stato previsto che  oltre alla tenuta, si consente anche la conservazione telematica dei registri contabili con sistemi elettronici su qualsiasi supporto, anche in difetto di conservazione sostitutiva digitale, effettuata ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale.