La fatturazione elettronica e l’obbligo di numerazione: le possibili soluzioni

Il passaggio da un sistema caratterizzato ancora oggi e prevalentemente, dall’emissione di documenti in formato analogico, ad un sistema integralmente digitale, darà luogo ad una serie di problemi operativi che dovranno essere risolti.

I tecnici non hanno molto tempo a disposizione. Dal 1° luglio prossimo sarà obbligatoria, fatte salve possibili proroghe, l’emissione della fattura in formato elettronico per l’acquisto di carburanti per autotrazione. L’eventuale emissione del documento in formato analogico non avrà alcun valore legale e l’acquirente non potrà considerare in detrazione l’imposta sul valore aggiunto.

Il passaggio ad un sistema completamente “smaterializzato” non sarà così semplice. La fattura elettronica non deve essere modificabile. Si pone così il problema di come procedere alla numerazione delle fatture di acquisto obbligatoria ai sensi dell’art. 25 del D.P.R. n. 633/1972.

Sono allo studio diverse soluzioni che dovrebbero semplificare l’adempimento e risolvere una serie di problemi operativi. Alcuni di questi aspetti sono stati esaminati nei giorni passati nel corso del forum sulla fattura elettronica. Restano però aperti una serie di problemi che inevitabilmente dovranno essere oggetto di uno specifico chiarimento o forse addirittura di un ulteriore intervento normativo.

Una delle soluzioni allo studio riguarda la possibile ricezione della fattura elettronica per conto dei propri clienti dai professionisti ed intermediari. La ricezione sarebbe concretamente attuata tramite il Sistema di Interscambio attraverso il quale viaggiano i documenti digitali. In tale ipotesi potrebbe essere realizzata l’integrazione del software di contabilità in modo da semplificare le registrazioni contabili.

L’invio diretto all’intermediario/professionista sarà effettuato attraverso un’operazione di “indirizzamento”. Si tratterebbe di una possibilità per ogni utente di censire una modalità di consegna standard che prevale rispetto al destinatario della prestazione. In altre parole il Sistema di Interscambio può “indirizzare” la fattura ad un soggetto diverso dal cessionario/committente e quindi al professionista tenutario della contabilità o ad altro intermediario.

Affinché la semplificazione sia effettiva risulterà essenziale realizzare il predetto processo di integrazione con il software di contabilità utilizzato dall’intermediario professionista. Diversamente gli adempimenti aumenteranno essendo in tale ipotesi necessario acquisire preventivamente le fatture elettroniche tramite il sistema di Interscambio e procedere, successivamente, alla registrazione dei documenti contabili ricevuti in formato elettronico.

Un problema che dovrà essere affrontato, con riferimento all’obbligo di emissione delle fatture in formato elettronico, riguarda l’applicazione dell’art. 25 del D.P.R. n. 633/1972, ed avente ad oggetto la registrazione delle fatture di acquisto.  Le difficoltà risiedono nell’applicazione dei primi due commi della disposizione citata.  

Il comma 1 prevede che “Il contribuente deve numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione, …”. Il successivo comma 2 prevede che “dalla registrazione devono risultare la data della fattura o bolletta, il numero progressivo ad essa attribuito, …”. In pratica deve sussistere corrispondenza tra il numero attribuito alla fattura dall’acquirente o committente (c.d. protocollo) ed il numero progressivo di registrazione.  L’operazione in passato a dato luogo a dubbi interpretativi che però l’Agenzia delle Entrate ha chiarito.

In base ad un’interpretazione letterale dell’art. 25 in rassegna la numerazione delle fatture di acquisto e delle bollette doganali deve essere effettuata al momento del loro ricevimento. Tuttavia i sistemi di registrazione contabile di tipo elettronico sono soliti attribuire automaticamente ai documenti passivi ricevuti, ma all’atto delle registrazione, un numero progressivo che di fatto rappresenta il numero di protocollo. Tale procedura non è perfettamente in linea con la previsione della disposizione in commento. Infatti l’operazione di numerazione a cura del contribuente deve essere effettuata precedentemente, cioè al momento della ricezione del documento e non, invece, al momento della registrazione contabile nel libro degli acquisti. Tuttavia tale procedura è stata ritenuta corretta dall’Amministrazione finanziaria (cfr. Risoluzione 28 febbraio 1991 n. 450487 e n. 93 del 23 giugno 2000).

Il numero di protocollo può quindi essere attribuito in via automatica dal sistema al momento della registrazione contabile purché risulti poi riportato manualmente sull’originale del documento oggetto di registrazione.

Le modalità di numerazione e di registrazione precedentemente indicate riguardano, però, i documenti emessi in formato analogico.  La procedura dovrà inevitabilmente subire un processo di adeguamento nel passaggio dal sistema fondato essenzialmente sull’utilizzo della “carta” ad un formato pressoché integralmente digitale.

Dovrà ad esempio essere affrontato il problema di associare le fatture annotate nel registro degli acquisti al documento. Attualmente l’operazione avviene riferendo il numero di registrazione nel libro degli acquisti al numero apposto dal contribuente sulla fattura.

La Legge di Bilancio del 2018 prevede che in futuro l’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto venga curato direttamente dall’Agenzia delle Entrate. L’effettiva applicazione della disposizione è subordinata all’approvazione delle regole di attuazione che dovrà essere effettuata con apposito Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate. Tuttavia quando l’Agenzia delle Entrate acquisirà direttamente le fatture trasmesse per il tramite del Sistema di Interscambio le stesse non potranno recare la numerazione che, secondo l’art. 25 citato, rappresenta un adempimento esclusivamente a cura del contribuente.

Il problema potrebbe essere tecnicamente risolto senza particolari difficoltà. Tuttavia la soluzione determinerebbe ulteriori adempimenti a carico dei contribuenti vanificando, in parte, i vantaggi dovuti al “trasferimento” dell’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche dal contribuente a carico dell’Agenzia delle Entrate. Ad esempio la numerazione delle fatture di acquisto potrebbe essere effettuata per il tramite di un file in formato XML (recante il numero progressivo) “collegato” alla fattura elettronica con firma digitale. 

È necessario, però, un radicale cambiamento delle procedure proprio al fine di beneficiare dell’emissione della fattura in formato elettronico.  In buona sostanza le nuove modalità non devono determinare un aggravio o una duplicazione degli adempimenti.

Quando il contribuente riceverà le fatture elettroniche per il tramite del Sistema di Interscambio procederà all’acquisizione delle stesse. L’operazione di associazione fattura di acquisto e registro contabile potrà essere effettuata non più tramite l’obbligo di numerazione, ma indicando all’interno del registro degli acquisti l’identificativo del file (ricevuto tramite il Sistema di Interscambio). In questo modo l’Agenzia delle Entrate potrà espletare le formalità di controllo e l’esigenza di cui all’art. 25 del D.P.R. n. 633/1972 risulterà comunque soddisfatta. In questo modo sarà agevole associare le fatture ricevute in formato digitale e l’avvenuta registrazione nel libro degli acquisti.

Dovrà però essere affrontato il problema della “compatibilità” della soluzione individuata con il citato art. 25 attualmente in vigore. La “forzatura” ed il superamento della procedura attualmente “codificata” risulta evidente. Probabilmente sarà necessario un intervento del legislatore. Il problema presenta però una valenza più generale.

Si pone quindi il problema se l’attuale “sistema” Iva dovrà subire un “processo” di adeguamento sostanziale nel passaggio dall’emissione delle fatture in formato analogico a quello elettronico. In numerosi casi potrebbe essere sufficiente intervenire con documenti di prassi.  In altri casi l’intervento del legislatore sarà inevitabile.

Riferimenti normativi:

• D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633 art. 25;
• Ministero delle Finanze Risoluzione 23 giugno 2000 n. 93.