La quantificazione dei compensi
Proseguendo con l’analisi delle principali novità introdotte dalla versione aggiornata al 18 dicembre 2020 da parte del CNDCEC delle Norme di comportamento per il collegio sindacale delle società non quotate (cfr. R. Provasi, “Norme di comportamento del collegio sindacale per le società non quotate: prime considerazioni”, circolare monografica del 3 novembre 2020, e R. Provasi, “Collegio sindacale delle non quotate: l’indipendenza del sindaco e il flusso di informazioni fra gli organi”, circolare monografica del 12 gennaio 2021), significativa è la Norma 1.5 “Retribuzione”, che prevede, quali rilevanti innovazioni per il calcolo degli adeguati compensi, che il sindaco deve fare riferimento ai parametri ministeriali del D.M. 20 luglio 2012, n. 140, sulla base dell’art. 2233 c.c.
Inoltre, le nuove Norme statuiscono, quale novità rispetto alle precedenti edizioni, che, nel caso in cui il sindaco cessi il proprio incarico prima della scadenza, il compenso sarà parametrato al periodo in cui il collegio ha svolto la propria attività.
Ai sensi della Norma 1.5, “Il sindaco, all’atto della nomina, valuta se la misura del compenso proposto è idonea a remunerare la professionalità, l’esperienza e l’impegno con i quali deve svolgere l’incarico, tenendo conto del rilievo pubblicistico della funzione svolta.”.
Il compenso annuale dei sindaci, se non è stabilito nello statuto, è determinato dall’assemblea all’atto della nomina per l’intero periodo di durata del loro ufficio.
Al momento dell’accettazione della nomina, il candidato sindaco valuta l’adeguatezza del compenso, considerando:
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1) l’ampiezza (ad esempio, se ci sono rapporti con controllate, parti correlate, appalti pubblici, ecc.) e la complessità dell’incarico; |
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2) la dimensione anche economica della società (ad esempio, il volume dei componenti positivi di reddito e delle attività); |
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3) la complessità, il settore di attività, l’assetto organizzativo e le altre caratteristiche della società; |
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4) le competenze professionali e l’esperienza richieste. A tale fine, si deve ricordare la maggiorazione per il presidente, ma anche che i compensi dei sindaci possono non essere identici. |
Per la determinazione del compenso, il sindaco oltre alle disposizioni di cui all’art. 2402 c.c., non può prescindere soprattutto da quanto statuito dell’art. 2233 c.c. secondo cui “in ogni caso (vale a dire, sia quando il compenso è determinato dalle parti, sia quando il compenso è deciso dal giudice - n.d.A.) la misura del compenso deve essere adeguata all’importanza dell’opera e al decoro della professione”.
Pertanto, considerato il venire meno dell’abrogazione delle tariffe professionali per effetto dell’art. 9 del D.L. 24 gennaio 2012, n. 1, e considerate, altresì, le previsioni di cui all’art. 29 del D.M. n. 140/2012, indirizzate a regolare le ipotesi in cui la liquidazione del compenso dei sindaci sia effettuata dal giudice, le parti, all’atto della nomina, potranno utilizzare come parametri di mero di riferimento i criteri predeterminati dal D.M. n. 140/2012. Tali criteri, anche a seguito delle precisazioni offerte dal D.L. 16 ottobre 2017, n. 148, convertito dalla legge 4 dicembre 2017, n. 172, come successivamente modificato e integrato, sono, infatti, in grado di garantire il rispetto di quanto previsto dall’art. 2233 c.c. Ai sensi del comma 1 dell’art. 29 del D.M. n. 140/2012, i compensi dei sindaci di società che svolgono i controlli di legalità sull’amministrazione della società sono determinati sulla base di una percentuale (differenziata per scaglioni) della somma dei componenti positivi di reddito lordi e delle attività della società in cui i sindaci sono nominati.
Altre due novità significative introdotte dalla Norma 1.5 stabiliscono che:
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I sindaci maturano il compenso in proporzione alla durata dell’incarico svolto: in caso di cessazione anticipata rispetto alla scadenza naturale, il compenso verrà calcolato con riferimento ai mesi in cui l’ufficio è stato ricoperto e alle attività svolte (compenso per frazione d’anno) |
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Ai sindaci uscenti non viene più richiesto, prima della scadenza del proprio mandato, di “riassumere in un apposito documento le attività espletate e le risorse professionali utilizzate”. |
L’effetto immediato delle dimissioni del sindaco
La Norma 1.6 si occupa di disciplinare la cessazione dell’attività del sindaco, le cui cause sono riconducibili a:
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SCADENZA DELL’INCARICO |
I sindaci rimangono in carica per tre esercizi e scadono alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica. La cessazione per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito. I sindaci rimangono, dunque, in carica fino all’accettazione dei nuovi sindaci (cd. prorogatio). |
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DECADENZA |
Il sindaco decade nei casi in cui vengono meno uno o più dei requisiti di professionalità e di eleggibilità previsti dalla legge e dallo statuto. Il sindaco decade, altresì, in caso di assenza ingiustificata:
La decadenza ha effetto dal momento dell’accertamento della causa che la determina e produce effetti ex nunc. Va anche ricordato che il collegio sindacale accerta periodicamente, almeno una volta all’anno, l’eventuale perdita dei requisiti di professionalità, previsti nell’art. 2397 c.c., ed eventuali situazioni di decadenza di cui all’art. 2399 c.c., verificatesi in capo a ciascun componente. |
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REVOCA |
Il sindaco può essere revocato solo per giusta causa dall’assemblea convocata in seduta ordinaria. |
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RINUNCIA (O DIMISSIONI VOLONTARIE) |
Il sindaco è libero di rinunciare in qualsiasi momento all’incarico; la rinuncia deve essere formulata per iscritto e contenere le cause e ha effetto immediato. Il sindaco può anche indicare la data di efficacia delle dimissioni. In caso di rinuncia:
Tale circostanza non inficia l’effetto immediato della rinuncia. Con riferimento alla rinuncia del sindaco unico di s.r.l., subentra il sindaco supplente, se previsto dallo statuto. Diversamente, nel silenzio dello statuto, gli amministratori sono tenuti a convocare tempestivamente l’assemblea, affinché provveda alla nomina dell’organo di controllo. |
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VARIAZIONE NEL SISTEMA DI AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO |
Nelle s.p.a., la variazione dal sistema di amministrazione tradizionale a quello dualistico o monistico determina la cessazione dell’organo di controllo. |
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DECESSO |
In caso di morte. |
Significativa la confermata disposizione secondo cui “la rinuncia del sindaco ha effetto immediato anche nei casi in cui non vi siano supplenti che possono subentrare”, che va a recepire l’evoluzione in atto della giurisprudenza e, in particolare, delle molte sentenze della Cassazione che si sono espresse per la prorogatio del sindaco dimissionario, non sostituibile dal supplente. Ciò a sottolineare che la mancata integrazione del collegio non è di ostacolo, nel breve periodo, alla gestione aziendale.
Infine, altra novità, chiarisce che, nella fase antecedente alla cessazione dell’incarico, ogni sindaco provvede ad avere copia della documentazione comprovante le modalità con cui il collegio ha svolto l’incarico. Tale documentazione riguarda:
- i verbali trascritti nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale;
- i verbali del consiglio di amministrazione;
- i verbali dell’assemblea dei soci.
L’organizzazione delle verifiche periodiche
La Norma 2.1 fornisce alcune linee guida molto rilevanti per quanto concerne l’organizzazione e il funzionamento del collegio sindacale, sottolineando in primis che “Il Collegio sindacale svolge le proprie attività in modo collegiale e ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento”. La Norma ha chiarito bene anche in merito al ruolo del presidente del collegio, anche con specifico riferimento all’organizzazione delle verifiche periodiche trimestrali, integrando in tale modo la normativa civilistica (artt. 2398, 2385 e 2393 c.c.), non esauriente in merito.
Per quanto riguarda il presidente, la Norma statuisce che è il soggetto che:
- dà “impulso dell’organizzazione del collegio e coordina i lavori delle riunioni collegiali, pur non avendo compiti diversi e attribuzioni prevalenti rispetto agli altri componenti”;
- provvede a organizzare le verifiche periodiche (almeno ogni 90 giorni) e, in merito all’organizzazione, provvede a trasmettere agli altri membri del collegio un “elenco di massima” dei temi da trattare, che, comunque, gli altri sindaci possono chiedere di emendare e/o integrare. Inoltre, per permettere la presenza dei sindaci alle riunioni, deve provvedere tempestivamente a comunicare il calendario con le date programmate;
- partecipa alle riunioni del consiglio e ai comitati, quale espressione dell’intero collegio;
- è responsabile della verbalizzazione delle riunioni e del relativo verbale. A tale fine, può anche designare un sindaco o anche un terzo per la trascrizione dei verbali. I contenuti dei verbali devono essere approvati dalla maggioranza del collegio, salvaguardando al sindaco dissenziente di fare inserire le proprie osservazioni in merito.
Tra le altre novità, la Norma ammette (se lo statuto lo prevede - art. 2404 c.c.) le seguenti modalità per la tenuta delle riunioni, anche se la modalità in presenza è da preferire:
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a) la videoconferenza, con la quale tutti gli interlocutori si vedono e si parlano; |
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b) l’audioconferenza, con la quale gli interlocutori si parlano, ma non si vedono; |
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c) la chat room, nella quale gli interlocutori interagiscono attraverso videoscrittura. |
Inoltre, ai fini della validità delle riunioni del collegio sindacale in tele o video conferenza, è richiesto che:
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a) tutti i partecipanti possano essere identificati e di tale identificazione si dia atto nel relativo verbale; |
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b) sia consentito a tutti i partecipanti di seguire la discussione, rendendo possibile intervenire in tempo reale nella trattazione degli argomenti affrontati; |
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c) sia consentito ai singoli componenti del collegio di scambiarsi tempestivamente la documentazione oggetto di analisi. |
Ai sensi dell’art. 2404 c.c., non appare necessario indicare il luogo in cui fisicamente il collegio si riunisce ed è, quindi, sufficiente indicare nel verbale che la riunione si è integralmente svolta fra i vari membri del collegio attraverso mezzi di video o telecomunicazione, evidenziando che ai vari membri del collegio è stata consentita una completa e contestuale informativa e la possibilità di uno scambio documentale.
Qualora per svolgere le verifiche programmate risulti necessario acquisire della documentazione, risulta preferibile che il presidente o, in alternativa, almeno un membro del collegio sindacale, sia fisicamente presente nella sede della società, unitamente al soggetto responsabile di fornire la documentazione oggetto di verifiche.
È auspicabile che, in sede o in collegamento, siano presenti il direttore amministrativo o il direttore generale o l’amministratore delegato.
Riferimenti normativi:
- D.M. 20 luglio 2012, n. 140, art. 29;
- Codice civile, artt. 2233, 2397, 2399, 2402 e 2404;
- CNDCEC, Documento 18 dicembre 2020, “Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate”.
