Entro il 10 marzo 2021 la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche 2019

Tra i diversi adempimenti cui sono chiamati i contribuenti, vi è l’obbligo di conservare, sia ai fini civilistici che ai fini fiscali, le fatture emesse e ricevute. Con l’avvento dell’obbligo di fatturazione elettronica, la fattura è divenuta un “documento” per sua stessa natura dematerializzato, in quanto rappresentata sotto forma di file XML. Ne consegue che la conservazione deve essere attuata nel rispetto delle disposizioni contenute nel D.M. 17 giugno 2014 , secondo il quale: «la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici» devono avvenire nel rispetto delle regole tecniche adottate con il CAD, Codice di Amministrazione digitale.

Come previsto dalla Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 10 aprile 2017 , la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Posto che il termine per la presentazione in via telematica della dichiarazione in materia di imposte sui redditi è stato oggetto di proroga, passando dal 30 novembre al 10 dicembre 2020, così come previsto dall’art. 3 del D.L. “Ristori quater” (D.L. 157 del 30 novembre 2020), assorbito in sede di conversione nel decreto “Ristori” (ora art. 13-sexies , D.L. n. 137/2020), anche il termine per la conservazione sostitutiva delle fatture 2019 è slittato, ed il termine ultimo è fissato in data 10 marzo 2021.

Come si è detto, i documenti informatici debbono essere conservati nel rispetto di precise modalità tecniche. Questa procedura, spesso tutt’oggi considerata un po’ “misteriosa” diventa più intellegibile se ne viene compresa la ratio. A tal fine occorre ricordare che un file, per sua natura, può potenzialmente essere modificato, oppure reso illeggibile con il passare del tempo. Per tale ragione il Codice di Amministrazione digitale prevede precise regole giuridiche e tecniche, volte a stabilire quelle procedure che consentono di conservare un file in modo tale che lo stesso mantenga inalterato nel tempo il proprio valore giuridico e legale.

La procedura di conservazione, pertanto, non deve essere letta solo come un “adempimento”; si tratta, infatti, di un passaggio fondamentale a far sì che una fattura elettronica possa, un domani, essere prodotta - ad esempio in giudizio - ed essere pienamente opponibile a terzi.

Quanto alle regole tecniche, l’art. 3, comma 3, del D.P.C.M. 13 novembre 2014, titolato “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli artt. 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'Amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82 del 2005 ” prevede che il documento informatico deve essere caratterizzato da immodificabilità e integrità.

Tali caratteristiche devono essere determinate attraverso una o più delle seguenti operazioni:

• sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata;
• apposizione di una validazione temporale;
• trasferimento a soggetti terzi con Pec con ricevuta completa;
• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;
• versamento ad un sistema di conservazione.

Si tratta di terminologie probabilmente lontane dal mondo contabile e fiscale, e pertanto tentiamo di effettuarne una rappresentazione, volutamente semplicistica, limitandoci all’aspetto qui in esame, ovvero la conservazione.

Partiamo ricordando quanto accadeva prima dell’avvento del fisco elettronico: con le fatture analogiche il processo di conservazione era certamente obbligatorio (leggasi, non si poteva stracciare le fatture), tuttavia tale processo poteva essere organizzato nelle maniere più disparate (armadi, dossier, ecc.); l’importante era che le fatture fossero reperibili e, trattandosi di documenti in originale, non era necessario preoccuparsi d’altro.

Con l’avvento del “fisco elettronico” la questione si è fatta più complessa, poiché, come si è detto, la fattura elettronica è il file XML - che transita dal Sistema di Interscambio - , non certo l’eventuale trasposizione dello stesso su carta, e trattandosi di un file potrebbe potenzialmente essere alterato, o non essere più leggibile (poiché, ad esempio, il supporto sul quale è conservato si è deteriorato, oppure perché l’evoluzione tecnologica nel frattempo intervenuta lo ha reso non più interpretabile).

Per queste ragioni, quando si approccia la problematica della conservazione di una fattura elettronica, dobbiamo immaginare tale procedura come se si trattasse di un “affidare” il file XML ad un soggetto terzo, che prende nota della data nella quale il file è stato assegnato alla sua custodia, apponendo una sorta di “sigillo”, se ne prende cura per tutto il tempo per il quale l’incarico gli viene conferito, garantendo che non intervengano manomissioni o perdite di dati, e laddove venga in seguito richiesto il rilascio di una copia di quel file, ne garantisce l’autenticità.

Questo, in maniera volutamente semplicistica, significa portare in conservazione sostitutiva le fatture elettroniche, procedura che, come vedremo nel seguito, può avvenire in automatico o manualmente; l’importante è che vengano rispettati i tempi, ovvero, nello specifico, che entro il 10 marzo 2021 vengano portate in conservazione tutte le fatture relative al 2019.

L'art. 43 del CAD stabilisce che i documenti informatici dei quali è prescritta la conservazione per legge sono conservati “in modo permanente con modalità digitali”, nel rispetto delle regole tecniche.

Tali regole prevedono l’attuazione di procedure in grado di:

• garantire la conformità ai documenti originali;
• assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti conservati.

Sul punto potremmo dilungarci a lungo, riportando criptiche istruzioni di carattere tecnico informatico, ma riteniamo che sia molto più utile andare ad indagare ciò che, concretamente, deve essere attuato dai contribuenti.

Per prima cosa, occorre aver chiaro che la conservazione sostitutiva può essere effettuata:

• direttamente dal contribuente;
• essere affidata ad un soggetto terzo (tipicamente una società di software) che disponga delle adeguate infrastrutture e capacità tecniche;
• essere affidata all’Agenzia delle Entrate.

Quanto al primo punto (conservazione attuata direttamente dal contribuente), si tratta di un’ipotesi assolutamente remota. Porre in essere una conservazione sostitutiva richiede infatti tali e tante infrastrutture di carattere tecnico e conoscenze informatiche che, inevitabilmente, si tratta di una strada perseguibile da pochissimi soggetti, dotati di risorse rilevanti; sostanzialmente, è una ipotesi che ben può calzare solo alle società che offrono tale servizio anche a favore di terzi.

Quanto, invece, alla seconda ipotesi, occorre evidenziare che le società che offrono il servizio di conservazione sostitutiva spesso sono le stesse che offrono i servizi di fatturazione elettronica, vendendo tali servizi in abbinamento. Con ciò si intende dire che spesso (ma non sempre) nel momento in cui ci si affida ad una determinata società di software per la gestione delle fatture elettroniche, al tempo stesso viene conferito mandato di procedere alla conservazione elettronica dei files che transitano per il canale informatico di tale società. Se questo è il caso, è evidente che non si dovrà porre in essere alcun ulteriore comportamento, se non quello di accertarsi in tempo utile che effettivamente il contratto sottoscritto comprenda anche la conservazione sostitutiva a far data dal 1° gennaio 2019.

Laddove, invece, la conservazione sostitutiva non sia stata prevista, è ancora possibile essere in regola, affidando ora le fatture per la conservazione. Si tratta, chiaramente, di servizi che vengono forniti a pagamento, e che vengono svolti con modalità diverse a seconda del fornitore prescelto; in ogni caso, il contribuente che non avesse attivato sin dall’inizio un servizio di conservazione dovrà preoccuparsi di fornire in tempo utile tutti i files XML al proprio fornitore di servizi, affinché li porti in conservazione.

Vi è ancora un’ulteriore possibilità, ovvero quella offerta dall’Agenzia delle Entrate. Non si tratta affatto di una novità, bensì di un servizio che è stato previsto nell’ambito della piattaforma "Fatture e Corrispettivi" sin dagli albori della fatturazione elettronica e del quale, a seguire, richiameremo i tratti salienti .

Il D.Lgs. n. 127/2015, art. 1, comma 6-bis , prevede che gli obblighi di conservazione previsti dall'art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche, nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio, e memorizzati dall'Agenzia.

A tal proposito l’Agenzia ha previsto l’attivazione di un servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche, che tiene conto di quanto previsto dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 , contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5-bis , 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82 del 2005 ” (CAD) e delle previsioni di cui al Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, emanato in attuazione dell’art. 21, comma 5 , del CAD, recante le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

Per fornire il servizio l’Agenzia si avvale del sistema di conservazione realizzato e gestito dalla società Sogei S.p.A., nella sua qualità di società in house del Ministero dell’Economia e delle Finanze; la Sogei S.p.A. resta tuttavia estranea nei rapporti con i contribuenti.

Al fine di avvalersi del servizio di conservazione elettronica dell’agenzia delle Entrate è necessario esprimere espressamente l’adesione a tale servizio, tramite area riservata di "Fatture e corrispettivi".

Quanto alle modalità di adesione si rinvia alla guida già a suo tempo predisposta (Fattura elettronica - Guida pratica per il cliente di studio, scheda "Conservazione elettronica", di Sandra Pennacini).

Per quanto qui di interesse è importante ricordare che: 
- nel momento in cui si decide di aderire al servizio di conservazione AdE, a partire da quel giorno e fino a scadenza del servizio di conservazione (la cui durata è di tre anni, rinnovabili solo mediante espressione di nuova adesione), tutti i documenti che transitano dal SDI vengono automaticamente portati in conservazione; 
- la circostanza che il contribuente abbia aderito o meno, ed in caso affermativo a partire da quale data, è visualizzabile in piattaforma "Fatture e Corrispettivi", nella home page dell’area riservata di ciascun contribuente; 
- per quanto riguarda i documenti transitati dal SdI prima della data di adesione, gli stessi non sono portati in conservazione automaticamente, tuttavia è possibile comunque utilizzare il servizio effettuando un “upload”, ovvero un caricamento dei files xml che si intende conservare presso ADE. Si presti attenzione al fatto che tale caricamento è totalmente manuale e deve essere effettuato un file alla volta.

L’accordo di servizio stipulato con l’Agenzia delle Entrate prevede che la conservazione abbia durata di 15 anni, e che i files inviati in conservazione vengano mantenuti per tale periodo anche in caso di decadenza o recesso dal servizio (salvo che il contribuente non ne richieda espressamente il rilascio).

Al termine dei 15 anni l’Agenzia procede automaticamente alla definitiva eliminazione delle fatture per le quali sia trascorso il periodo di conservazione. Il Contribuente, in caso di comprovata necessità, può chiedere prima della suddetta scadenza di prorogare la conservazione delle fatture di proprio interesse.

In conclusione, nella remota ipotesi nella quale il contribuente non avesse ancora attivato un servizio di conservazione sostitutiva con l’Agenzia delle Entrate o con il proprio fornitore software, vi è comunque tempo fino al 10 marzo 2021 per porre rimedio, affidando all’una o all’altro il “pacchetto” di fatture 2019 da conservare.

È bene peraltro ricordare che la conservazione effettuata con l’Agenzia non è alternativa a quella eventualmente effettuata con un soggetto terzo. Come precisato nella FAQ n. 106 del 19 luglio 2019, infatti, è possibile effettuare la conservazione sostitutiva della stessa fattura con più soggetti contestualmente.

Riferimenti normativi:

• D.M. 17 giugno 2014
• D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, art. 1
• Agenzia delle Entrate, Risoluzione 10 aprile 2017, n. 46/E