Adeguata verifica della clientela: la regola tecnica antiriciclaggio del CNDCEC

Gli obblighi di adeguata verifica della clientela per i dottori commercialisti e gli esperti contabili si attuano attraverso:

• l'identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo, mediante la verifica dell’identità, attraverso riscontro di un documento d'identità, nonché sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;
• l'acquisizione e la valutazione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
• il controllo costante del rapporto con il cliente, per tutta la sua durata.

Per adempiere correttamente a quanto prescritto dalla normativa, il CNDCEC ha elaborato la regola tecnica n. 2, inerente all’adeguata verifica della clientela.

 

La seconda regola tecnica riguarda l’adeguata verifica della clientela, di cui agli artt. da 17 a 30 del D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, e l’organismo di autoregolamentazione, effettuando una valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, rispettando l’approccio basato sul rischio, ha classificato le attività professionali a rischio inerente:

• non significativo;
• poco significativo;
• abbastanza significativo;
• molto significativo.

Inoltre, sono stati forniti chiarimenti e tabelle per la valutazione del rischio specifico, per il calcolo e l’attribuzione del rischio specifico, per la determinazione del rischio effettivo, sulle misure di adeguata verifica (ordinaria, semplificata o rafforzata), sul titolare effettivo e sull’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica mediante ricorso a terzi.

È opportuno passare in rassegna ogni singolo aspetto trattato dalla regola tecnica n. 2.

Il CNDCEC ha precisato quali sono le ulteriori attività svolte dai professionisti, oltre quelle previste per legge, a rischio non significativo, per le quali non vi è l’obbligo di adeguata verifica della clientela.

Infatti, il D.Lgs. 25 maggio 2017, n. 90, nel recepire la IV direttiva comunitaria in materia di antiriciclaggio e novellando il D.Lgs. n. 231/2007, non aveva riconfermato alcune prestazioni escluse dall’adeguata verifica della clientela previste dal D.Lgs. n. 231/2007 ante novella.

Le regole tecniche evidenziano:

• una tabella all’interno della quale sono elencate le prestazioni a rischio inerente non significativo;
• una tabella all’interno della quale sono elencate le prestazioni a rischio inerente poco significativo, abbastanza significativo e molto significativo.

Tutte le elencazioni potranno essere modificate nel corso del tempo in relazione all’evoluzione dei dettati normativi.

Elenco delle prestazioni a rischio riciclaggio o di finanziamento del terrorismo non significativo di cui alla Tabella 1 della regola tecnica n. 2

1. Componenti del collegio sindacale: le funzioni di componente di collegio sindacale/sindaco unico senza funzioni di revisione legale dei conti in società non coincidenti con soggetti obbligati presentano un rischio riciclaggio o di finanziamento del terrorismo non significativo.

La regola tecnica di condotta ai fini della adeguata verifica prevede che il componente del collegio sindacale deve solo acquisire e conservare copia del verbale di nomina.

L’adeguata verifica resta dovuta sia nel caso di collegio sindacale delegato ad assolvere anche funzioni di revisione in capo a ciascuno dei membri componenti il collegio, sia nel caso di sindaco unico con funzione di revisione, eletto sulla base dei parametri dell’art. 2477 c.c.

A prescindere dallo svolgimento della funzione di revisione, permane inoltre l’obbligo di segnalazione di eventuali operazioni sospette in capo a ciascun membro del collegio sindacale.

Ai componenti del collegio sindacale deve ritenersi equiparata la posizione dei componenti dei consigli di sorveglianza ex art. 2409-duodecies c.c.

2. Apposizione del visto di conformità su dichiarazioni fiscali: il professionista attesta la rispondenza dei dati indicati nella dichiarazione (IVA, Redditi, IRAP, 770) agli elementi registrati nella contabilità. Il professionista che appone (o nega) il visto effettua esclusivamente un controllo di carattere campionario di mera “spunta” dei documenti contabili e verifica il corretto trattamento degli stessi ai fini fiscali.

La regola tecnica di condotta ai fini della adeguata verifica prevede che il professionista acquisisca copia del documento di identità del cliente, da conservare nel fascicolo intestato al cliente.

3. Predisposizione di interpelli con richiesta di chiarimenti interpretativi circa l’applicazione di norme, ancorché contestualizzati a casi concreti con inoltro a Ministeri e Agenzie fiscali.

4. Risposte a quesiti di carattere fiscale e societario con cui si chiede quale sia la corretta soluzione in base a norme di legge della fattispecie prospettata. Il quesito può essere astratto o contestualizzato con dati oggettivi (anagrafici e di valore). Pareri pro-veritate.

5. Incarichi che derivano da nomine giudiziali nelle quali, di norma, il professionista si interfaccia con l’autorità giudiziaria, come, ad esempio:

• incarico di curatore, commissario giudiziale e commissario liquidatore nelle procedure concorsuali (art. 182 della legge fallimentare), giudiziarie e amministrative;
• liquidatore di società nominato dal tribunale (ex artt. 2487 e 2487-bis c.c.);
• attività degli amministratori giudiziari ex art. 2 del D.Lgs. 4 febbraio 2010, n. 14;
• commissario giudiziale nelle amministrazioni straordinarie;
• incarico di ausiliario del giudice incaricato di perizie e consulenze tecniche su incarico dell’autorità giudiziale in ambito civile ( artt. 61-64 c.p.c.) e penale (art. 225 c.p.p.);
• amministratore giudiziario (ex art. 2409 c.c.);
• operazioni di vendita di beni mobili registrati e immobili nonché formazione del progetto di distribuzione, ex art. 2, comma 3 , lett. e), della legge 14 maggio 2005, n. 80;
• incarico di custode giudiziale di beni ed aziende (artt. 560 e 676 c.p.c.);
• redazione di stime, giurate e non, su incarico dell’autorità giudiziale (art. 193 c.p.c.);
• componente organismo di composizione della crisi ex legge 27 gennaio 2012, n. 3.

In questi incarichi spesso il professionista evidenzia eventuali anomalie ai fini antiriciclaggio e finanziamento al terrorismo, ma, ai fini dell’adeguata verifica della clientela, tali anomalie non rilevano.

La regola tecnica di condotta ai fini della adeguata verifica prevede che il professionista incaricato acquisisca e conservi una copia della nomina da parte dell’autorità giudiziaria.

6. Prestazioni intellettuali pure svolte da professionisti, in relazione alle quali è assente ogni risvolto patrimoniale e finanziario, quali:

• docenze a corsi, convegni, master e simili anche mediante formazione a distanza;
• direzione, coordinamento e/o consulenza scientifica per l’organizzazione di attività di formazione in aula o a distanza;
• partecipazione a comitati di redazione e/o comitati scientifici di riviste, periodici, libri e giornali sia cartacei che sul web;
• redazione e aggiornamento di libri o di articoli e saggi su giornali, riviste, libri e banche dati;
• direzione e/o coordinamento editoriale di riviste, periodici, libri, giornali cartacei e on-line, banche dati;
• gestione di rubriche tematiche e/o di risposta a quesiti e/o chat su riviste, periodici, libri, giornali, banche dati, portali, ecc.;
• pareri giuridici pro-veritate redatti sia oralmente che per iscritto, anche se per il tramite di terze società o enti di servizio che curano la gestione verso l’utente finale.

La regola tecnica di condotta ai fini della adeguata verifica prevede che il professionista acquisisca e conservi una copia dell’incarico professionale.

7. Componente di organismo di vigilanza ex D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231.

La regola tecnica di condotta ai fini della adeguata verifica prevede che il professionista acquisisca una copia della delibera del C.d.A./determina dell’amministratore unico, ovvero del verbale assembleare di nomina, da conservare nel fascicolo intestato all’ente che ne ha deliberato la nomina.

8. Invio telematico di bilanci (elenco soci, verbali di approvazione di bilanci, relazione dei sindaci e dei revisori) e pratiche varie agli uffici pubblici competenti (ad esempio, le “comunicazioni uniche d’impresa” e gli invii assimilati): in questi casi si tratta di mere funzioni operative di carattere telematico. L’esecuzione delle stesse non consente alcuna valutazione in merito alle operazioni del cliente e non rientra nell’ambito di applicazione degli obblighi antiriciclaggio.

La regola tecnica di condotta ai fini della adeguata verifica prevede l’esonero previsto dall’art. 17, comma 7, per le attività di redazione e trasmissione di dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali e quindi non è richiesto alcun adempimento (se non l’acquisizione di copia del documento di identità del cliente, da conservare nel fascicolo intestato al cliente - n.d.A.).

9. Predisposizione presso gli uffici pubblici competenti (SIAE, Ministero sviluppo economico, CCIAA ecc.) di pratiche di prima iscrizione e rinnovo per la tutela di diritti (marchi, diritti di privativa, brevetti, software): si tratta di meri adempimenti burocratici per la registrazione di opere frutto dell’ingegno che non riguardano movimentazioni finanziarie o evidenza di patrimoni.

La regola tecnica di condotta ai fini della adeguata verifica prevede che il professionista acquisisca copia del documento di identità del cliente, da conservare nel fascicolo intestato al cliente.

Elenco delle prestazioni a rischio riciclaggio o di finanziamento del terrorismo poco significativo, abbastanza significativo e molto significativo, di cui alla Tabella 2 della regola tecnica n. 2

Ogni professionista si dovrà preoccupare di valutare il rischio specifico di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo con riferimento al cliente e alla prestazione professionale, utilizzando la stessa metodologia di approccio basato sul rischio che veniva già utilizzata in precedenza, ma con un valore di rischio specifico compreso tra 1 e 4 (e non più tra 1 e 5), dove:

• 1 = rischio specifico non significativo;
• 2 = rischio specifico poco significativo;
• 3 = rischio specifico abbastanza significativo;
• 4 = rischio specifico molto significativo.

Le tabelle da utilizzare sono le seguenti:

Tabella A

Attribuendo ad ogni singolo aspetto un punteggio da 1 a 4, si otterrà il rischio specifico del cliente.

Tabella B

Anche nella tabella B bisognerà attribuire ad ogni indicatore un punteggio ricompreso tra 1 e 4 per ottenere il rischio specifico della prestazione.

Nella regola tecnica viene confermato che le prestazioni professionali relative alla tenuta delle scritture contabili e alla revisione legale dei conti non prevedono la compilazione della Tabella B.

Per calcolare il rischio specifico complessivo, bisognerà sommare i punteggi dei singoli indicatori delle tabelle (A+B) e dividere il risultato per dieci.

Se la tipologia di prestazione professionale non prevede la compilazione della Tabella B (aspetti connessi alla prestazione professionale), per calcolare il rischio specifico complessivo bisognerà sommare solo i valori della Tabella A (aspetti connessi al cliente) e dividere per quattro il risultato ottenuto.

L’attribuzione del rischio specifico avviene mediante la seguente tabella:

Tabella C

Successivamente, bisognerà determinare il rischio effettivo mediante una interrelazione tra il livello di rischio inerente, di cui alle Tabelle 1 e 2, e il livello di rischio specifico, di cui alla Tabelle A e B, utilizzando la seguente matrice:

Per stabilire le misure di adeguata verifica che il professionista dovrà adottare, bisognerà verificare il livello di rischio effettivo secondo la seguente scala graduata:

Applicando la matrice, avremo un rischio effettivo pari a 2,30, dato dall’incrocio del rigo del rischio inerente “abbastanza significativo” (Tabella 2) con il rigo del rischio specifico poco significativo (Tabella C):

In base al colore della casella del valore dell’incrocio (giallo), il professionista dovrà adottare misure semplificate di adeguata verifica, in quanto il grado di rischio è poco significativo.

In merito alle prestazioni professionali, il CNDCEC ha ribadito che l’adeguata verifica della clientela deve essere effettuata sia per le prestazioni che comportano un rapporto continuativo con il cliente (come, ad esempio, la tenuta delle scritture contabili), sia nel caso di prestazioni professionali occasionali, se i mezzi di pagamento trasmessi o movimentati sono di importo pari o superiore a 15.000 euro (ad esempio, viene richiesto al professionista di effettuare una consulenza in materia di contratto di locazione e il canone annuo dello stesso è di euro 18.000).

Qualora il professionista non fosse in grado di identificare il valore della prestazione professionale (ad esempio, in caso di perizia per la valutazione d’azienda), l’adeguata verifica dovrà comunque essere effettuata.

Per quanto riguarda il titolare effettivo, è stato ribadito che il professionista deve ottenere dal cliente, tramite qualsiasi mezzo ritenuto idoneo (mail, PEC, dichiarazione del cliente), le informazioni e i dati per identificare il titolare effettivo.

Nelle ipotesi in cui sia possibile identificare il titolare effettivo tramite la consultazione di pubblici registri, quest’ultima non può ritenersi una modalità sufficiente ai fini del corretto assolvimento dell’obbligo, in quanto si tratta di uno strumento previsto a supporto e non in sostituzione degli adempimenti prescritti in occasione dell’adeguata verifica.

La regola tecnica n. 2, inoltre, fornisce delle importanti indicazioni in merito all’adeguata verifica della clientela, per quanto concerne la modalità semplificata, ordinaria e rafforzata, che di seguito si riportano.

 

I professionisti, in virtù del rischio rilevato concretamente nella procedura di valutazione del cliente e dopo avere valutato il rischio con riferimento a tutti gli elementi oggettivi e soggettivi della prestazione professionale/operazione, possono applicare le misure semplificate di adeguata verifica del cliente, sotto il profilo dell’estensione e della frequenza degli adempimenti, se il rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo è ritenuto basso.

L’art. 23 del D.Lgs. n. 231/2007 indica le tipologie di indice a basso rischio, in virtù dei quali si può adottare la modalità semplificata di adeguata verifica.

La regola tecnica precisa che le misure semplificate consistono:

• nell’identificazione del cliente, dell’esecutore, del legale rappresentante e del titolare effettivo mediante acquisizione della dichiarazione di cui all’art. 22 del D.Lgs. n. 231/2007;
• nel controllo costante, con cadenza ad esempio, triennale per i rapporti continuativi; per effettuare tale controllo, può essere sufficiente raccogliere una dichiarazione del cliente, dalla quale emerga che il quadro informativo a questi riferito non ha subito variazioni.

Per i clienti che sono residenti in aree geografiche a basso rischio devono comunque essere acquisite le informazioni sullo scopo e natura della prestazione professionale mediante acquisizione della dichiarazione del cliente ai sensi dell’art. 22 del D.Lgs. n. 231/2007.

Se il professionista dovesse ritenere che l’identificazione effettuata non sia attendibile e vi sia sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, non si applicano gli obblighi semplificati di adeguata verifica della clientela (in questi casi il professionista deve astenersi dall’effettuare l’operazione e deve inoltrare la segnalazione per operazione sospetta).

 

Delimitazione dell’obbligo di adeguata verifica

Se l’oggetto della prestazione dovesse coinvolgere più parti, l’obbligo di adeguata verifica è espletato esclusivamente nei confronti del cliente che conferisce l’incarico per l’esecuzione della prestazione professionale e comporta l’identificazione e la verifica dell’identità del cliente e/o dell’esecutore, nonché del titolare effettivo.

 

Ai sensi dell’art. 24 del D.Lgs. n. 231/2007, il professionista adotta misure di adeguata verifica rafforzata, previa valutazione di un elevato rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, tenuto conto dei fattori di rischio relativi al cliente, a prodotti, servizi, operazioni o canali di distribuzione, nonché alle aree geografiche di riferimento.

L’organismo di autoregolamentazione dei dottori commercialisti e degli esperti contabili prescrive una serie di azioni che il professionista deve porre in essere in caso di adeguata verifica rafforzata e, nello specifico:

• prestare particolare attenzione, attraverso opportuni riscontri documentali, all’identificazione dei titolari effettivi, all’eventuale uso di identità false, di società di comodo/fittizie, all’interposizione di soggetti terzi (anche se membri della famiglia), ai clienti occasionali;
• adottare misure supplementari per la verifica o la certificazione dei documenti forniti, o richiedere una certificazione di conferma rilasciata da un ente creditizio o finanziario soggetto alla direttiva, ovvero assicurarsi che il primo pagamento relativo all’operazione sia effettuato tramite un conto intestato al cliente presso un ente creditizio che non abbia sede in Paesi terzi ad alto rischio;
• verificare l’eventuale presenza del cliente o di soggetti ad esso collegati, purché resi noti al professionista e coinvolti nelle attività oggetto della prestazione professionale, nelle liste delle persone e degli enti associati ad attività di finanziamento del terrorismo o destinatari di misure di congelamento;
• verificare la sottoposizione del cliente o di soggetti ad esso collegati, purché resi noti al professionista e coinvolti nelle attività oggetto della prestazione professionale, ad indagini o processi penali per circostanze attinenti al riciclaggio e/o al finanziamento del terrorismo, ovvero la riconducibilità degli stessi ad ambienti del radicalismo o estremismo;
• consultare fonti aperte e social media.

L’adeguata verifica in modalità rafforzata può essere effettuata mediante l’adozione, da parte del professionista, di una o più delle seguenti ulteriori misure, anche in tempi diversi:
- acquisizione di almeno due documenti di riconoscimento del cliente in corso di validità;
- verifica del rilascio, da parte di ente certificatore, di un dispositivo di firma digitale del cliente;
- richiesta di un documento che attesti l’esistenza in capo al cliente di un rapporto bancario e/o assicurativo presso un intermediario destinatario degli obblighi di cui al D.Lgs. n. 231/2007, ovvero sottoposto ad obblighi antiriciclaggio equivalenti;
- consultazione di banche dati liberamente accessibili;
- verifica della provenienza dei fondi utilizzati per il compimento dell’operazione;
- maggiore frequenza del controllo costante.

Per quanto concerne l’acquisizione di informazioni aggiuntive, prevista dall’art. 25, comma 1, del D.Lgs. n. 231/2007, il professionista può avvalersi della consultazione di una o più delle seguenti fonti:

• siti internet ufficiali dei Paesi di provenienza;
• database di natura commerciale;
• fonti attendibili e indipendenti ad accesso pubblico o tramite credenziali di autenticazione (Camere di commercio/Registro delle imprese, servizio di Telemaco per le visure al Registro imprese, servizi Cerved, società di informazioni su aziende italiane/estere che forniscono report specifici e informazioni su proprietà ed eventuali legami societari).

Per accedere alle “liste” di tutti i soggetti ed entità designati a livello UE (ai fini di prevenzione del finanziamento del terrorismo), è possibile collegarsi sul sito dell’UE al seguente link: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/fsd/fsf, dove verrà richiesto all’utente di registrarsi.

Una volta effettuata la registrazione ed ottenuta la procedura per il cambio password, si potrà scaricare l’elenco delle persone, dei gruppi e delle entità soggetti alle sanzioni finanziarie dell'UE.

L'elenco comprende i soggetti designati dalle Nazioni Unite e dai Paesi appartenenti all’Unione europea nell'ambito delle misure di contrasto al finanziamento del terrorismo e all'attività dei Paesi che minacciano la pace e la sicurezza internazionale.

Inoltre, per quanto riguarda i soggetti e le entità designate, il sito web della UIF fornisce indicazioni a riguardo, prontamente consultabili all’indirizzo: http://uif.bancaditalia.it/adempimenti-operatori/contrasto/, che rimanda al sito europeo, oltre che a quello delle Nazioni Unite.

Per quanto riguarda le designazioni nazionali, di cui all’art. 4-bis del D.Lgs. 22 giugno 2007, n. 109, il decreto di congelamento, eventualmente adottato dal Ministro dell’economia e delle finanze, è pubblicato su apposita sezione del sito web del Ministero dell’economia e delle finanze.

 

La regola tecnica interviene anche in materia di persone politicamente esposte, specificando che il cliente è l’unico soggetto che deve dichiarare se ricopre tale posizione.

In questi casi il professionista dovrà effettuare l’adeguata verifica rafforzata, ma solo se la persona politicamente esposta agisce in qualità di privato e non quando opera come organo dell’ente pubblico ovvero agisce nell’esercizio dei poteri e delle facoltà scaturenti dall’atto con cui è designato all’espletamento di un ufficio o allo svolgimento di funzioni dell’ente medesimo.

 

Ulteriori indicazioni vengono fornite dal CNDCEC anche per l’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica mediante ricorso a terzi, prevista dall’art. 26 del D.Lgs. n. 231/2007.

Viene precisato che il ricorso a terzi è possibile in relazione alla natura e alla tipologia dell’operazione come, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nell’ipotesi di operazioni:

• caratterizzate dalla presenza di un solo cliente assistito da più professionisti;
• caratterizzate dalla presenza di più clienti assistiti da più professionisti;
• affidate da clienti non presenti fisicamente e/o legalmente nel territorio dove ha sede lo studio del professionista, mentre è noto (anche per la dichiarazione del cliente) il nominativo di altro professionista che ha già assolto l’obbligo di adeguata verifica.

Il professionista che riceve la richiesta di attestazione da altro professionista la sottoscrive e la invia, anche a mezzo posta elettronica, senza ritardo, al richiedente, allegando copia della documentazione raccolta ai fini dell’assolvimento dell’obbligo (identificazione del cliente e verifica della sua identità, identificazione del titolare effettivo e verifica della sua identità, acquisizione e valutazione di informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale).

 

Per gli incarichi conferiti ad uno studio associato o ad una società tra professionisti, l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo è svolta dal professionista incaricato dello svolgimento della prestazione, che ne è responsabile; tale adempimento può essere delegato ai dipendenti e ai collaboratori dello studio associato/società tra professionisti.

Qualora lo stesso cliente dovesse conferire mandato, per altri incarichi professionali, al medesimo studio associato/società tra professionisti, l'obbligo di identificazione si considera assolto, anche senza la presenza fisica del cliente, purché le informazioni esistenti siano aggiornate e adeguate rispetto allo specifico profilo di rischio del cliente.

Inoltre, il professionista incaricato dovrà:

• acquisire dal cliente le informazioni su scopo e natura della prestazione professionale;
• valutare il rischio, mediante anche la disponibilità delle valutazioni effettuate dagli altri professionisti associati/soci e dall’eventuale confronto con questi;
• eseguire il controllo costante, dovuto nel caso di prestazione professionale continuativa, con possibilità di ripartire le attività tra i professionisti/soci interessati e, ove ritenuto opportuno, condividerne le conclusioni.

In alternativa a quanto sopra, ogni professionista può assolvere singolarmente e autonomamente tutti gli adempimenti previsti.

 

Riferimenti normativi:

• D.Lgs. 25 maggio 2017, n. 90;
• Dir. CEE 20 maggio 2015, n. 2015/849;
• D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, artt. 17-30;
• CNDCEC, nota 23 gennaio 2019, n. 8/2019.